Wie du deine Buchführung so aufbewahrst, dass sie nicht mit dem Handy verloren geht

Vier Wege, die Buchführung zu verlieren

• Das Handy ist weg: ins Wasser gefallen, gestohlen, so kaputt, dass es nicht mehr angeht. Lebten die Einträge nur darin, sind sie mit ihm verschwunden. Das ist der häufigste Fall, und er hängt nicht von der App ab.
• Die App funktioniert nicht mehr: Der Entwickler hat sie eingestellt, ein Update hat sie kaputt gemacht, oder dein Handymodell wird nicht mehr unterstützt. Die Einträge sind drin, aber es gibt nichts, womit man sie herausholen könnte.
• Der Zugangscode ist vergessen. Ist die Buchführung mit einem Code geschützt und es gibt keinen anderen Weg hinein, sind die Einträge unversehrt, aber unerreichbar – was für dich dasselbe ist wie verloren.
• Selbst gelöscht. Beim Aufräumen das Falsche angetippt, ein Konto „geleert“, das noch gebraucht wurde. Der ärgerlichste Fall, weil niemand außer dir daran schuld ist.

Regel eins: eine Kopie, die du selbst in der Hand hast

1. 1Mach einmal im Monat eine Sicherungskopie – eine Datei, in der alle deine Einträge stecken. In den meisten Buchhaltungs-Apps gibt es dafür einen Knopf in den Einstellungen; gibt es keinen, ist das ein Grund, sich zu fragen, warum.
2. 2Bewahre die Datei nicht auf demselben Handy auf. Cloud, Computer, eine E-Mail an dich selbst – jeder Ort, der das Handy überlebt. Eine Kopie auf demselben Handy wie die App ist keine Kopie.
3. 3Ist die Datei mit einem Passwort geschützt, notiere das Passwort dort, wo du es in einem Jahr wiederfindest. Eine Kopie, die sich nicht öffnen lässt, ist keine Kopie.
4. 4Prüfe einmal im halben Jahr, dass die Datei sich öffnen lässt. Die beste Prüfung: die Einträge daraus auf einem zweiten Gerät wiederherstellen, oder in derselben App nach einer Neuinstallation. Eine Kopie, die noch nie wiederhergestellt wurde, ist eine Hoffnung, keine Kopie.
5. 5Mach die Kopie immer am selben Tag – sagen wir am Ersten, zusammen mit dem Monatsrückblick. Eine Kopie „wenn ich dran denke“ wird einmal gemacht, und genau vor dem Monat, in dem sie gebraucht wird, fehlt sie.

Regel zwei: ein Export, der sich überall öffnen lässt

Eine Sicherungskopie ist eine Datei für dieselbe App: Sie stellt daraus alles wieder her, wie es war, aber mit etwas anderem öffnen lässt sie sich meist nicht. Deshalb braucht es eine zweite Datei – einen Export als gewöhnliche Tabelle, die jedes Tabellenprogramm auf jedem Computer öffnet. Das ist deine Versicherung für den Fall, dass die App für immer verschwindet.

Der Unterschied ist einfach: Der Export ist zum Lesen, die Kopie zum Wiederherstellen. In der Tabelle siehst du alle deine Buchungen mit Datum, Betrag und Kategorie und kannst sie überallhin übertragen, aber sie bewahrt keine Einstellungen, keine Belegfotos und nichts, was nicht in Zeilen passt. Die Kopie bewahrt alles, aber nur für „ihre“ App.

Den Export kannst du seltener machen als die Kopie – einmal im halben Jahr oder im Jahr reicht völlig. Hauptsache, er existiert, und du hast ihn wenigstens einmal geöffnet und dich überzeugt, dass wirklich deine Einträge drinstehen und nicht eine leere Tabelle mit Überschriften.

Regel drei: der Wiederherstellungscode nicht im Handy

Ist die Buchführung so geschützt, dass ohne deinen Code niemand sie lesen kann, ist das genau so lange gut, wie du den Code hast. Code verloren – Einträge verloren, und hier hilft niemand, auch der Entwickler nicht: Der Sinn des Schutzes ist ja gerade, dass niemand außer dir lesen kann.

Deshalb müssen der Wiederherstellungscode, das Passwort der Kopie, der zweite Anmeldeweg – all das dort liegen, wo es das Handy überlebt. Ein Blatt Papier bei den Dokumenten. Ein Passwortmanager, falls du einen nutzt. Ein Zettel im Safe bei den Eltern. Alles, nur nicht die Notizen auf demselben Handy, auf dem die App ist: Das Handy verschwindet mitsamt ihnen.

Und notiere ihn sofort, wenn du ihn bekommst, nicht „später“. Der Wiederherstellungscode wird einmal gezeigt, wenn du ihn anlegst, und genau in diesem Moment scheint es, als würde er nie gebraucht. Gebraucht wird er dann, wenn das Handy schon nicht mehr da ist.

Wer deine Einträge lesen kann

Diese Frage solltest du jeder App stellen, der du dein Geld anvertraust, und die Antworten fallen sehr verschieden aus. „Die Daten werden auf einem Server gespeichert“ heißt: Der Entwickler bewahrt sie auf, und bei Bedarf oder bei einem Einbruch lassen sie sich lesen. „Die Daten sind verschlüsselt“ kann dasselbe bedeuten: verschlüsselt, aber der Schlüssel liegt beim Entwickler, und er liest sie, wenn es nötig ist.

Die ehrliche Antwort sieht so aus: Die Einträge sind mit einem Schlüssel verschlossen, den nur du hast, und der Server bewahrt sie in einer Form auf, die er selbst nicht lesen kann. Dann sieht sogar der Entwickler, sogar auf Anfrage, nur eine Zeichenfolge. Der Preis dafür ist Regel drei: Verlierst du den Schlüssel, gibt ihn dir niemand zurück.

Ein einfacher Weg zu prüfen, ob man dir die Wahrheit sagt: Frag, was passiert, wenn du den Code vergisst. Lautet die Antwort „wir stellen ihn wieder her“, dann können sie auch ohne dich lesen. Lautet sie „die Einträge sind dann verloren, also bewahre den Code auf“ – das ist genau die Antwort, die bedeutet, dass nur du sie liest.

Löschen: was sich zurückholen lässt und was nicht

Ein versehentlich gelöschter Eintrag ist der häufigste Verlust, und gerade er lässt sich am einfachsten absichern: In einer guten App landet Gelöschtes im Papierkorb und bleibt dort eine Weile, sagen wir einen Monat, bevor es endgültig verschwindet. Nach einer Woche den Verlust bemerkt – zurückgeholt. Bevor du also Altes aufräumst, solltest du wissen, ob die App einen Papierkorb hat und wie lange er hält.

Das Löschen des Benutzerkontos ist etwas anderes. Das ist endgültig: die Einträge auf dem Server, die Einträge auf dem Handy, alles. Davor lohnt es sich, sowohl eine Kopie als auch einen Export zu machen – nur für den Fall, dass du in einem Jahr nachschauen willst, was die Miete in jenem Jahr gekostet hat. In einem Jahr gibt es das nirgends mehr.

Und noch eine Art zu „löschen“, an die niemand denkt: das Übertragen der Einträge zwischen Geräten abschalten, falls es eingeschaltet war. Das kann die Kopie vom Server oder vom zweiten Handy entfernen, und was wie „nur eine Einstellung“ aussah, entpuppt sich als Löschung. Vor jedem Schalter mit dem Wort „Daten“ solltest du lesen, was genau er tut.

Beispiel: das Handy ist untergegangen, die Einträge sind geblieben

Iryna führte anderthalb Jahre Buch, machte am Ersten jedes Monats eine Kopie und bewahrte sie in der Cloud auf, den Wiederherstellungscode auf Papier im Pass. Im August fiel das Handy in einen See. Ein neues kaufte sie nach einer Woche, installierte die App, meldete sich mit dem Wiederherstellungscode an, lud die Kopie aus der Cloud, gab deren Passwort ein – und sah alles, was bis zum 28. Juli da war.

Verschwunden waren die Zeilen der letzten zehn Tage – zwischen der Kopie und dem See. Sie stellte sie in einer halben Stunde aus dem Kartenauszug wieder her; das Bargeld dieser Tage erfasste sie als eine Summe und versuchte nicht, sich zu erinnern. Der Verlust: eine halbe Stunde und zehn Tage Ungenauigkeit. Ohne Kopie wären es anderthalb Jahre gewesen.

Eine Lehre hat sie gezogen: Eine Kopie im Monat bedeutet im schlimmsten Fall bis zu zehn Tage Ungenauigkeit. Jetzt macht sie sie zweimal im Monat, und das ist immer noch weniger als eine Minute. Den Export in eine Tabelle hat sie einmal gemacht, zur Probe, und er liegt bis heute in derselben Cloud neben den Kopien – für den Fall, der hoffentlich nie eintritt.

Die Prüfung einmal im halben Jahr

• Stell die letzte Kopie auf einem anderen Gerät oder nach einer Neuinstallation der App wieder her. Ist alles da, funktioniert die Kopie. Wenn nicht, hast du es erfahren, solange es noch nichts kostet.
• Öffne den Export in einem Tabellenprogramm und schau auf einen beliebigen Monat. Daten, Beträge, Kategorien – alles da? Leere Spalten sind ein Grund, den Export neu zu machen.
• Such deinen Wiederherstellungscode dort, wo du ihn aufbewahrt hast, und überzeuge dich, dass er lesbar ist. Papier verblasst, Passwortmanager wechseln den Besitzer, der Zettel im Safe geht verloren.
• Prüfe, ob der Ort, an dem die Kopie liegt, sich nicht verändert hat. Ein Cloud-Speicher, den du nicht mehr bezahlst, löscht Dateien ohne Vorwarnung.
• In FinLad ist die Sicherungskopie eine Datei mit einem Passwort, das du wählst, sie entsteht ohne Internet und ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Den Export in eine Tabelle gibt es getrennt. Die Einträge werden so aufbewahrt, dass nur der Besitzer sie lesen kann – genau deshalb wird der Wiederherstellungscode in der App einmal gezeigt und muss aufbewahrt werden. Gelöschtes liegt dreißig Tage im Papierkorb; das Löschen des Benutzerkontos ist endgültig, und die App sagt das, bevor sie es tut.