Cómo guardar tus cuentas para no perderlas junto con el teléfono

Cuatro formas de perder las cuentas

• El teléfono desaparece: se cae al agua, te lo roban, se rompe tanto que no enciende. Si los apuntes vivían solo en él, se han ido con él. Es el caso más frecuente, y no depende de la app.
• La app deja de funcionar: el desarrollador la cerró, una actualización la rompió, o tu modelo de teléfono ya no está soportado. Los apuntes están dentro, pero no hay con qué sacarlos.
• Has olvidado el código de acceso. Si las cuentas están protegidas con un código y no hay otra forma de entrar, los apuntes están intactos pero inaccesibles, lo que para ti es lo mismo que perdidos.
• Los has borrado tú. Estabas limpiando lo viejo, pulsaste donde no era, «vaciaste» una cuenta que hacía falta. Es el caso más rabioso, porque nadie más que tú tiene la culpa.

Regla uno: una copia que guardas tú

1. 1Una vez al mes haz una copia de seguridad: un archivo con todos tus apuntes. En la mayoría de las apps de cuentas ese botón está en los ajustes; si no está, es motivo para preguntarse por qué.
2. 2Guarda el archivo fuera de ese mismo teléfono. En la nube, en el ordenador, enviado a ti mismo por correo: cualquier sitio que sobreviva al teléfono. Una copia en el mismo teléfono que la app no es una copia.
3. 3Si el archivo está protegido con contraseña, apunta la contraseña donde la encuentres dentro de un año. Una copia que no se puede abrir no es una copia.
4. 4Cada seis meses comprueba que el archivo se abre. La mejor comprobación es restaurar los apuntes desde él en un segundo dispositivo, o en la misma app después de reinstalarla. Una copia que nunca se ha restaurado es una esperanza, no una copia.
5. 5Haz la copia siempre el mismo día — el día uno, por ejemplo, junto con el repaso del mes. La copia «cuando me acuerde» se hace una vez, y justo antes del mes en que haga falta, no estará.

Regla dos: una exportación que se abra en cualquier sitio

La copia de seguridad es un archivo para la misma app: con ella lo restaura todo tal como estaba, pero abrirla con otra cosa normalmente no se puede. Por eso hace falta un segundo archivo: una exportación en forma de tabla normal, que abra cualquier programa de hojas de cálculo en cualquier ordenador. Es tu seguro por si la app desaparece para siempre.

La diferencia es simple: la exportación es para leer, la copia es para restaurar. En la tabla verás todos tus movimientos con fechas, importes y categorías, y podrás llevarlos a donde quieras, pero no conservará los ajustes, las fotos de los recibos ni nada que no quepa en filas. La copia lo conserva todo, pero solo para «su» app.

La exportación conviene hacerla con menos frecuencia que la copia: una vez cada seis meses o al año es más que suficiente. Lo importante es que exista, y que al menos una vez la hayas abierto y comprobado que dentro están de verdad tus apuntes y no una tabla vacía con cabeceras.

Regla tres: el código de recuperación, fuera del teléfono

Si las cuentas están protegidas de forma que sin tu código no las pueda leer nadie, eso es bueno exactamente hasta que tienes el código. Pierdes el código, pierdes los apuntes, y aquí nadie puede ayudarte, ni siquiera el desarrollador: el sentido de la protección es precisamente que no pueda leerlos nadie más que tú.

Por eso el código de recuperación, la contraseña de la copia, la segunda forma de entrar: todo eso hay que guardarlo donde sobreviva al teléfono. Una hoja de papel entre los documentos. Un gestor de contraseñas, si usas uno. Una nota en la caja fuerte de tus padres. Cualquier cosa menos las notas del mismo teléfono en el que está la app: el teléfono desaparecerá con ellas.

Y apúntalo en el momento en que lo recibes, no «luego». El código de recuperación se muestra una sola vez, cuando lo creas, y justo en ese momento parece que no va a hacer falta nunca. Hará falta cuando el teléfono ya no esté.

Quién puede leer tus apuntes

Es una pregunta que conviene hacerle a cualquier app a la que le confías tu dinero, y las respuestas son muy distintas. «Los datos se guardan en el servidor» significa que los guarda el desarrollador, y que si quiere, o si le entran, se pueden leer. «Los datos están cifrados» puede significar lo mismo: cifrados, pero con la llave en manos del desarrollador, que los lee cuando hace falta.

La respuesta honesta es esta: los apuntes están cerrados con una llave que solo tienes tú, y el servidor los guarda de una forma que él mismo no puede leer. Entonces ni siquiera el desarrollador, ni siquiera ante un requerimiento, verá otra cosa que una ristra de símbolos. El precio de eso es la regla tres: si la llave la pierdes tú, nadie te la va a devolver.

Una forma simple de comprobar que te dicen la verdad: pregunta qué pasa si olvidas el código. Si la respuesta es «lo recuperamos», es que pueden leerlos también sin ti. Si es «los apuntes se perderán, así que guarda el código», esa es exactamente la respuesta que significa que solo los lees tú.

Borrar: qué se puede recuperar y qué no

Un apunte borrado sin querer es la pérdida más común, y precisamente la más fácil de asegurar: en una buena app lo borrado va a una papelera y se queda allí un tiempo, digamos un mes, antes de desaparecer para siempre. Descubres la pérdida una semana después, lo recuperas. Por eso, antes de limpiar lo viejo, conviene saber si la app tiene papelera y cuánto tiempo guarda las cosas.

Borrar la cuenta de usuario es otra cosa. Es para siempre: los apuntes en el servidor, los apuntes en el teléfono, todo. Antes de hacerlo tiene sentido hacer tanto la copia como la exportación, por si dentro de un año necesitas mirar cuánto costaba el alquiler aquel año. Dentro de un año eso ya no estará en ninguna parte.

Y hay otra forma de «borrar» en la que nadie piensa: desactivar el paso de los apuntes entre dispositivos, si estaba activado. Eso puede quitar la copia del servidor o del segundo teléfono, y lo que parecía «solo un ajuste» resulta ser un borrado. Antes de tocar cualquier interruptor con la palabra «datos», conviene leer qué hace exactamente.

Un ejemplo: el teléfono se fue al agua, los apuntes se quedaron

Iryna llevaba las cuentas desde hacía año y medio, hacía la copia el día uno de cada mes y la guardaba en la nube, y el código de recuperación, en un papel dentro del pasaporte. En agosto el teléfono se le cayó a un lago. Compró uno nuevo una semana después, instaló la app, entró con el código de recuperación, descargó la copia de la nube, tecleó su contraseña, y vio todo lo que había hasta el veintiocho de julio.

Desaparecieron las líneas de los últimos diez días, los que van entre la copia y el lago. Las restauró con el extracto de la tarjeta en media hora; el efectivo de esos días lo anotó como una sola cantidad y no intentó recordarlo. La pérdida: media hora y diez días de aproximación. Sin copia, la pérdida habría sido año y medio.

Sacó una lección: una copia al mes significa hasta diez días de aproximación en el peor de los casos. Ahora la hace dos veces al mes, y sigue siendo menos de un minuto. La exportación a tabla la hizo una vez, para comprobarla, y sigue en la misma nube al lado de las copias, para un caso que, espera, no llegue.

La comprobación de cada seis meses

• Restaura la última copia en otro dispositivo o después de reinstalar la app. Si está todo en su sitio, la copia funciona. Si no, te has enterado cuando todavía no cuesta nada.
• Abre la exportación en una hoja de cálculo y mira un mes al azar. ¿Fechas, importes, categorías en su sitio? Unas columnas vacías son motivo para hacer la exportación de nuevo.
• Busca tu código de recuperación donde lo guardaste y asegúrate de que se lee. El papel se decolora, los gestores de contraseñas cambian de dueño, la nota de la caja fuerte se pierde.
• Mira si ha cambiado el sitio donde está la copia. Un disco en la nube que has dejado de pagar borra los archivos sin avisar.
• En FinLad la copia de seguridad es un solo archivo con una contraseña que eliges tú, se hace sin internet y está disponible en todos los planes, incluido el gratuito. La exportación a tabla existe aparte. Los apuntes se guardan de forma que solo puede leerlos su dueño, y por eso el código de recuperación en la app se muestra una sola vez y hay que guardarlo. Lo borrado se queda en la papelera treinta días; borrar la cuenta de usuario es para siempre, y la app lo dice antes de hacerlo.