Як зберігати облік так, щоб не втратити його разом із телефоном

Чотири способи втратити облік

• Телефон зник: утонув, украли, розбився так, що не вмикається. Якщо записи жили тільки в ньому — вони зникли разом із ним. Це найчастіший випадок, і він не залежить від застосунку.
• Застосунок перестав працювати: розробник закрив його, або оновлення зламало, або ваша модель телефона більше не підтримується. Записи всередині є, але дістати їх нічим.
• Забули код входу. Якщо облік захищений кодом і немає іншого способу увійти, записи цілі, але недоступні — що для вас те саме, що втрачені.
• Видалили самі. Прибирали старе, натиснули не те, «очистили» рахунок, який був потрібен. Найприкріший випадок, бо ніхто, крім вас, у ньому не винен.

Правило перше: копія, яку ви тримаєте самі

1. 1Раз на місяць робіть резервну копію — файл, у якому є всі ваші записи. У більшості застосунків обліку така кнопка є в налаштуваннях; якщо її немає — це привід задуматися, чому.
2. 2Зберігайте файл не на тому самому телефоні. Хмара, компʼютер, надіслати самому собі поштою — будь-яке місце, яке переживе телефон. Копія на тому ж телефоні, що й застосунок, — це не копія.
3. 3Якщо файл захищений паролем — запишіть пароль туди, де знайдете через рік. Копія, яку не можна відкрити, — не копія.
4. 4Раз на пів року перевірте, що файл відкривається. Найкраща перевірка — відновити з нього записи на другому пристрої або в тому самому застосунку після перевстановлення. Копія, яку жодного разу не відновлювали, — це надія, а не копія.
5. 5Робіть копію в один і той самий день — скажімо, першого числа, разом із переглядом місяця. Копія «коли згадаю» робиться раз, і саме перед тим місяцем, коли вона знадобиться, її не буде.

Правило друге: експорт, який відкриється будь-де

Резервна копія — це файл для того самого застосунку: він відновить із неї все як було, але відкрити його чимось іншим зазвичай не можна. Тому потрібен другий файл — експорт у вигляді звичайної таблиці, яку відкриє будь-яка програма для таблиць на будь-якому компʼютері. Це ваша страховка на випадок, якщо застосунок зникне назавжди.

Різниця між ними проста: експорт — щоб прочитати, копія — щоб відновити. З таблиці ви побачите всі свої операції з датами, сумами й категоріями і зможете перенести їх куди завгодно, але вона не збереже налаштувань, фотографій чеків і всього, що не вміщається в рядки. Копія збереже все, але тільки для «свого» застосунку.

Експорт варто робити рідше, ніж копію, — раз на пів року або рік цілком достатньо. Головне, щоб він був, і щоб ви хоч раз відкрили його і переконалися, що там справді ваші записи, а не порожня таблиця з заголовками.

Правило третє: код відновлення не в телефоні

Якщо облік захищений так, що без вашого коду його не прочитає ніхто, — це добре рівно доти, поки код у вас є. Втратили код — втратили записи, і тут ніхто не допоможе, навіть розробник: у тому й сенс захисту, що прочитати не може ніхто, крім вас.

Тому код відновлення, пароль від копії, другий спосіб входу — усе це треба тримати там, де воно переживе телефон. Аркуш паперу в документах. Менеджер паролів, якщо ви ним користуєтеся. Записка в сейфі у батьків. Що завгодно, крім нотаток на тому самому телефоні, де стоїть застосунок: телефон зникне разом із ними.

І запишіть його одразу, коли отримали, а не «потім». Код відновлення показують один раз, коли ви його створюєте, і саме в цей момент здається, що він не знадобиться ніколи. Він знадобиться тоді, коли телефона вже не буде.

Хто може прочитати ваші записи

Це питання варто поставити будь-якому застосунку, якому ви довіряєте свої гроші, і відповіді бувають дуже різними. «Дані зберігаються на сервері» — означає, що їх зберігає розробник, і при бажанні або при зламі їх можна прочитати. «Дані зашифровані» — може означати те саме: зашифровані, але ключ у розробника, і він читає їх, коли треба.

Чесна відповідь виглядає так: записи закриті ключем, який є тільки у вас, і сервер зберігає їх у вигляді, який він сам прочитати не може. Тоді навіть розробник, навіть за запитом, побачить тільки набір символів. Ціна цього — правило третє: якщо ключ втратите ви, ніхто вам його не поверне.

Простий спосіб перевірити, що вам кажуть правду: запитайте, що станеться, якщо ви забудете код. Якщо відповідь «ми його відновимо» — значить, його можуть прочитати й без вас. Якщо «записи будуть втрачені, тому збережіть код» — це і є та сама відповідь, яка означає, що читаєте їх тільки ви.

Видалення: що можна повернути, а що ні

Випадково видалений запис — найпоширеніша втрата, і саме її найпростіше застрахувати: у хорошому застосунку видалене потрапляє в кошик і лежить там якийсь час, скажімо місяць, перш ніж зникнути назавжди. Знайшли пропажу через тиждень — повернули. Тому перед тим, як прибирати старе, варто знати, чи є в застосунку кошик і скільки він тримає.

Видалення облікового запису — інша річ. Це назавжди: записи на сервері, записи на телефоні, все. Перед цим є сенс зробити і копію, і експорт, — просто на випадок, якщо через рік вам знадобиться подивитися, скільки коштувала оренда в тому році. Через рік цього вже не буде ніде.

І ще один спосіб «видалити», про який не думають: вимкнути перенесення записів між пристроями, якщо воно було. Це може прибрати копію з сервера або з другого телефона, і те, що здавалося «просто налаштуванням», виявляється видаленням. Перед будь-яким перемикачем зі словом «дані» варто прочитати, що саме він робить.

Приклад: телефон утонув, записи залишилися

Ірина вела облік півтора року, робила копію першого числа кожного місяця і зберігала її в хмарі, а код відновлення — на папері в паспорті. У серпні телефон утонув в озері. Новий вона купила через тиждень, поставила застосунок, увійшла кодом відновлення, завантажила копію з хмари, ввела пароль від неї — і побачила все, що було на двадцять восьме липня.

Зникли рядки за останні десять днів — між копією і озером. Вона відновила їх за випискою з картки за пів години; готівку за ці дні записала однією сумою і не намагалася згадати. Втрата — пів години і десять днів приблизності. Без копії втратою були б півтора року.

Один урок вона винесла: копія раз на місяць — це до десяти днів приблизності в найгіршому випадку. Тепер вона робить її двічі на місяць, і це все одно менше хвилини. Експорт у таблицю вона робила раз, для перевірки, і він досі лежить у тій самій хмарі поруч із копіями — на випадок, який, сподівається, не настане.

Перевірка раз на пів року

• Відновіть останню копію на іншому пристрої або після перевстановлення застосунку. Якщо все на місці — копія робоча. Якщо ні — ви дізналися про це тоді, коли це ще нічого не коштує.
• Відкрийте експорт у таблиці й подивіться на випадковий місяць. Дати, суми, категорії — на місці? Порожні колонки — привід зробити експорт заново.
• Знайдіть свій код відновлення там, де його зберегли, і переконайтеся, що він читається. Папір вицвітає, менеджери паролів змінюють власника, записка в сейфі губиться.
• Подивіться, чи не змінилося місце, де лежить копія. Хмарний диск, який ви перестали оплачувати, видаляє файли без попередження.
• У ФінЛад резервна копія — один файл із паролем, який обираєте ви, робиться без інтернету і доступна в усіх тарифах, зокрема безкоштовному. Експорт у таблицю є окремо. Записи зберігаються так, що прочитати їх може тільки власник, — саме тому код відновлення в застосунку показується один раз і його треба зберегти. Видалене лежить у кошику тридцять днів; видалення облікового запису — назавжди, і застосунок каже про це перед тим, як зробити.