Как хранить учёт так, чтобы не потерять его вместе с телефоном

Четыре способа потерять учёт

• Телефон пропал: утонул, украли, разбился так, что не включается. Если записи жили только в нём — они исчезли вместе с ним. Это самый частый случай, и он не зависит от приложения.
• Приложение перестало работать: разработчик закрыл его, или обновление сломало, или ваша модель телефона больше не поддерживается. Записи внутри есть, но достать их нечем.
• Забыли код входа. Если учёт защищён кодом и другого способа войти нет, записи целы, но недоступны — что для вас то же самое, что потеряны.
• Удалили сами. Убирали старое, нажали не то, «очистили» счёт, который был нужен. Самый обидный случай, потому что никто, кроме вас, в нём не виноват.

Правило первое: копия, которую вы держите сами

1. 1Раз в месяц делайте резервную копию — файл, в котором есть все ваши записи. В большинстве приложений учёта такая кнопка есть в настройках; если её нет — это повод задуматься, почему.
2. 2Храните файл не на том же телефоне. Облако, компьютер, отправить самому себе по почте — любое место, которое переживёт телефон. Копия на том же телефоне, что и приложение, — это не копия.
3. 3Если файл защищён паролем — запишите пароль туда, где найдёте через год. Копия, которую нельзя открыть, — не копия.
4. 4Раз в полгода проверьте, что файл открывается. Лучшая проверка — восстановить из него записи на втором устройстве или в том же приложении после переустановки. Копия, которую ни разу не восстанавливали, — это надежда, а не копия.
5. 5Делайте копию в один и тот же день — скажем, первого числа, вместе с просмотром месяца. Копия «когда вспомню» делается один раз, и именно перед тем месяцем, когда она понадобится, её не будет.

Правило второе: экспорт, который откроется где угодно

Резервная копия — это файл для того же самого приложения: оно восстановит из неё всё как было, но открыть её чем-то другим обычно нельзя. Поэтому нужен второй файл — экспорт в виде обычной таблицы, которую откроет любая программа для таблиц на любом компьютере. Это ваша страховка на случай, если приложение исчезнет навсегда.

Разница между ними простая: экспорт — чтобы прочитать, копия — чтобы восстановить. В таблице вы увидите все свои операции с датами, суммами и категориями и сможете перенести их куда угодно, но она не сохранит настроек, фотографий чеков и всего, что не умещается в строки. Копия сохранит всё, но только для «своего» приложения.

Экспорт стоит делать реже, чем копию, — раз в полгода или год вполне достаточно. Главное, чтобы он был и чтобы вы хоть раз открыли его и убедились, что там действительно ваши записи, а не пустая таблица с заголовками.

Правило третье: код восстановления не в телефоне

Если учёт защищён так, что без вашего кода его не прочитает никто, — это хорошо ровно до тех пор, пока код у вас есть. Потеряли код — потеряли записи, и здесь никто не поможет, даже разработчик: в том и смысл защиты, что прочитать не может никто, кроме вас.

Поэтому код восстановления, пароль от копии, второй способ входа — всё это нужно держать там, где оно переживёт телефон. Лист бумаги в документах. Менеджер паролей, если вы им пользуетесь. Записка в сейфе у родителей. Что угодно, кроме заметок на том же телефоне, где стоит приложение: телефон пропадёт вместе с ними.

И запишите его сразу, когда получили, а не «потом». Код восстановления показывают один раз, когда вы его создаёте, и именно в этот момент кажется, что он не понадобится никогда. Он понадобится тогда, когда телефона уже не будет.

Кто может прочитать ваши записи

Этот вопрос стоит задать любому приложению, которому вы доверяете свои деньги, и ответы бывают очень разными. «Данные хранятся на сервере» — означает, что их хранит разработчик, и при желании или при взломе их можно прочитать. «Данные зашифрованы» — может означать то же самое: зашифрованы, но ключ у разработчика, и он читает их, когда нужно.

Честный ответ выглядит так: записи закрыты ключом, который есть только у вас, и сервер хранит их в виде, который он сам прочитать не может. Тогда даже разработчик, даже по запросу, увидит только набор символов. Цена этого — правило третье: если ключ потеряете вы, никто вам его не вернёт.

Простой способ проверить, что вам говорят правду: спросите, что случится, если вы забудете код. Если ответ «мы его восстановим» — значит, его могут прочитать и без вас. Если «записи будут потеряны, поэтому сохраните код» — это и есть тот самый ответ, который означает, что читаете их только вы.

Удаление: что можно вернуть, а что нет

Случайно удалённая запись — самая распространённая потеря, и именно её проще всего застраховать: в хорошем приложении удалённое попадает в корзину и лежит там какое-то время, скажем месяц, прежде чем исчезнуть навсегда. Нашли пропажу через неделю — вернули. Поэтому перед тем, как убирать старое, стоит узнать, есть ли в приложении корзина и сколько она хранит.

Удаление учётной записи — другое дело. Это навсегда: записи на сервере, записи на телефоне, всё. Перед этим есть смысл сделать и копию, и экспорт, — просто на случай, если через год вам понадобится посмотреть, сколько стоила аренда в том году. Через год этого уже не будет нигде.

И ещё один способ «удалить», о котором не думают: выключить перенос записей между устройствами, если он был. Это может убрать копию с сервера или со второго телефона, и то, что казалось «просто настройкой», оказывается удалением. Перед любым переключателем со словом «данные» стоит прочитать, что именно он делает.

Пример: телефон утонул, записи остались

Ирина вела учёт полтора года, делала копию первого числа каждого месяца и хранила её в облаке, а код восстановления — на бумаге в паспорте. В августе телефон утонул в озере. Новый она купила через неделю, поставила приложение, вошла по коду восстановления, загрузила копию из облака, ввела пароль от неё — и увидела всё, что было на двадцать восьмое июля.

Пропали строки за последние десять дней — между копией и озером. Она восстановила их по выписке с карты за полчаса; наличные за эти дни записала одной суммой и не пыталась вспомнить. Потеря — полчаса и десять дней приблизительности. Без копии потерей были бы полтора года.

Один урок она вынесла: копия раз в месяц — это до десяти дней приблизительности в худшем случае. Теперь она делает её дважды в месяц, и это всё равно меньше минуты. Экспорт в таблицу она делала один раз, для проверки, и он до сих пор лежит в том же облаке рядом с копиями — на случай, который, она надеется, не наступит.

Проверка раз в полгода

• Восстановите последнюю копию на другом устройстве или после переустановки приложения. Если всё на месте — копия рабочая. Если нет — вы узнали об этом тогда, когда это ещё ничего не стоит.
• Откройте экспорт в таблице и посмотрите на случайный месяц. Даты, суммы, категории — на месте? Пустые колонки — повод сделать экспорт заново.
• Найдите свой код восстановления там, где его сохранили, и убедитесь, что он читается. Бумага выцветает, менеджеры паролей меняют владельца, записка в сейфе теряется.
• Посмотрите, не изменилось ли место, где лежит копия. Облачный диск, за который вы перестали платить, удаляет файлы без предупреждения.
• В ФінЛад резервная копия — один файл с паролем, который выбираете вы; она делается без интернета и доступна во всех тарифах, включая бесплатный. Экспорт в таблицу есть отдельно. Записи хранятся так, что прочитать их может только владелец, — именно поэтому код восстановления в приложении показывается один раз и его нужно сохранить. Удалённое лежит в корзине тридцать дней; удаление учётной записи — навсегда, и приложение говорит об этом перед тем, как это сделать.