Jak vést záznamy tak, abyste je neztratili spolu s telefonem

Čtyři způsoby, jak přijít o záznamy

• Telefon zmizel: utopil se, ukradli ho, rozbil se tak, že se nezapne. Pokud záznamy žily jen v něm, zmizely s ním. Je to nejčastější případ a na aplikaci nezávisí.
• Aplikace přestala fungovat: vývojář ji ukončil, aktualizace ji rozbila nebo váš model telefonu už není podporovaný. Záznamy uvnitř jsou, ale není čím je dostat ven.
• Zapomněli jste přístupový kód. Pokud jsou záznamy chráněné kódem a jiný způsob přihlášení není, jsou celé, ale nedostupné — což je pro vás totéž jako ztracené.
• Smazali jste je sami. Uklízeli jste staré, klepli jste na něco jiného, „vyčistili“ účet, který byl potřeba. Nejmrzutější případ, protože v něm nikdo kromě vás nenese vinu.

Pravidlo první: kopie, kterou držíte sami

1. 1Jednou měsíčně udělejte záložní kopii — soubor, ve kterém jsou všechny vaše záznamy. Ve většině aplikací na vedení záznamů je takové tlačítko v nastavení; pokud tam není, je to důvod zamyslet se proč.
2. 2Soubor neukládejte do téhož telefonu. Cloud, počítač, poslat sám sobě e-mailem — jakékoli místo, které telefon přežije. Kopie v témž telefonu, kde je aplikace, není kopie.
3. 3Pokud je soubor chráněný heslem, zapište si heslo tam, kde ho za rok najdete. Kopie, kterou nelze otevřít, není kopie.
4. 4Jednou za půl roku ověřte, že se soubor otevře. Nejlepší zkouška je obnovit z něj záznamy na druhém zařízení nebo v téže aplikaci po přeinstalování. Kopie, ze které se nikdy neobnovovalo, je naděje, ne kopie.
5. 5Kopii dělejte vždy ve stejný den — řekněme prvního, spolu s přehledem měsíce. Kopie „až si vzpomenu“ se udělá jednou, a právě před tím měsícem, kdy bude potřeba, nebude.

Pravidlo druhé: export, který se otevře kdekoli

Záložní kopie je soubor pro tutéž aplikaci: obnoví z ní všechno, jak bylo, ale otevřít ji něčím jiným obvykle nejde. Proto je potřeba druhý soubor — export ve formě obyčejné tabulky, kterou otevře jakýkoli tabulkový program na jakémkoli počítači. To je vaše pojistka pro případ, že aplikace zmizí navždy.

Rozdíl mezi nimi je prostý: export je ke čtení, kopie k obnovení. Z tabulky uvidíte všechny své platby s daty, částkami a kategoriemi a budete je moct přenést kamkoli, ale neuchová nastavení, fotky účtenek a všechno, co se nevejde do řádků. Kopie uchová všechno, ale jen pro „svou“ aplikaci.

Export stačí dělat řidčeji než kopii — jednou za půl roku nebo za rok je úplně dost. Hlavní je, aby existoval a abyste ho aspoň jednou otevřeli a přesvědčili se, že jsou v něm opravdu vaše záznamy, a ne prázdná tabulka se záhlavím.

Pravidlo třetí: kód pro obnovení mimo telefon

Pokud jsou záznamy chráněné tak, že bez vašeho kódu je nepřečte nikdo, je to dobré přesně do té chvíle, dokud kód máte. Ztratili jste kód — ztratili jste záznamy a tady nepomůže nikdo, ani vývojář: v tom je právě smysl ochrany, že je nepřečte nikdo kromě vás.

Kód pro obnovení, heslo ke kopii, druhý způsob přihlášení — to všechno je proto třeba držet tam, kde to telefon přežije. List papíru mezi doklady. Správce hesel, pokud ho používáte. Lístek v trezoru u rodičů. Cokoli kromě poznámek v témž telefonu, kde je aplikace: telefon zmizí i s nimi.

A zapište ho hned, když ho dostanete, ne „potom“. Kód pro obnovení se ukazuje jednou, když ho vytváříte, a právě v tu chvíli se zdá, že nebude potřeba nikdy. Bude potřeba tehdy, až telefon už nebude.

Kdo může vaše záznamy číst

Tuhle otázku stojí za to položit každé aplikaci, které svěřujete své peníze, a odpovědi bývají velmi různé. „Data se ukládají na serveru“ znamená, že je ukládá vývojář a při zájmu nebo při průniku se dají přečíst. „Data jsou zašifrovaná“ může znamenat totéž: zašifrovaná, ale klíč má vývojář a čte je, když je třeba.

Poctivá odpověď vypadá takhle: záznamy jsou zamčené klíčem, který máte jen vy, a server je ukládá v podobě, kterou sám přečíst nedokáže. Pak i vývojář, i na úřední žádost, uvidí jen změť znaků. Cenou za to je pravidlo třetí: pokud klíč ztratíte vy, nikdo vám ho nevrátí.

Jednoduchý způsob, jak ověřit, že vám říkají pravdu: zeptejte se, co se stane, když kód zapomenete. Pokud je odpověď „obnovíme vám ho“, znamená to, že ho umějí přečíst i bez vás. Pokud „záznamy budou ztracené, proto si kód uschovejte“ — to je právě ta odpověď, která znamená, že je čtete jen vy.

Mazání: co lze vrátit a co ne

Omylem smazaný záznam je nejčastější ztráta a právě tu je nejsnazší pojistit: v dobré aplikaci jde smazané do koše a leží tam nějakou dobu, řekněme měsíc, než zmizí navždy. Našli jste ztrátu za týden — vrátili jste ji. Než tedy začnete uklízet staré, stojí za to vědět, jestli aplikace koš má a jak dlouho v něm věci drží.

Smazání účtu je jiná věc. Je to navždy: záznamy na serveru, záznamy v telefonu, všechno. Před tím má smysl udělat kopii i export — prostě pro případ, že se za rok budete potřebovat podívat, kolik stál nájem v tom roce. Za rok už to nebude nikde.

A ještě jeden způsob „smazání“, na který se nemyslí: vypnout přenos záznamů mezi zařízeními, pokud byl zapnutý. Může to odstranit kopii ze serveru nebo z druhého telefonu a to, co vypadalo jako „jen nastavení“, se ukáže být smazáním. Před jakýmkoli přepínačem se slovem „data“ stojí za to přečíst si, co přesně dělá.

Příklad: telefon se utopil, záznamy zůstaly

Irena vedla záznamy rok a půl, dělala kopii prvního každého měsíce a ukládala ji do cloudu; kód pro obnovení měla na papíře v pasu. V srpnu se telefon utopil v rybníce. Nový koupila za týden, nainstalovala aplikaci, přihlásila se kódem pro obnovení, stáhla kopii z cloudu, zadala k ní heslo — a uviděla všechno, co bylo k osmadvacátému červenci.

Zmizely řádky za posledních deset dní — mezi kopií a rybníkem. Obnovila je podle výpisu z karty za půl hodiny; hotovost za ty dny zapsala jednou částkou a nesnažila se vzpomínat. Ztráta: půl hodiny a deset dní přibližnosti. Bez kopie by ztrátou byl rok a půl.

Jedno poučení si odnesla: kopie jednou měsíčně znamená v nejhorším případě až deset dní přibližnosti. Teď ji dělá dvakrát měsíčně a pořád je to méně než minuta. Export do tabulky udělala jednou, na zkoušku, a dodnes leží v témž cloudu vedle kopií — pro případ, který, jak doufá, nenastane.

Kontrola jednou za půl roku

• Obnovte poslední kopii na jiném zařízení nebo po přeinstalování aplikace. Pokud je všechno na místě, kopie funguje. Pokud ne, dozvěděli jste se to ve chvíli, kdy to ještě nic nestojí.
• Otevřete export v tabulce a podívejte se na náhodný měsíc. Data, částky, kategorie — jsou na místě? Prázdné sloupce jsou důvod udělat export znovu.
• Najděte svůj kód pro obnovení tam, kde jste ho uložili, a přesvědčte se, že je čitelný. Papír bledne, správci hesel mění majitele, lístek v trezoru se ztrácí.
• Podívejte se, jestli se nezměnilo místo, kde kopie leží. Cloudový disk, který jste přestali platit, maže soubory bez varování.
• Ve FinLadu je záložní kopie jeden soubor s heslem, které si zvolíte, dělá se bez internetu a je dostupná ve všech tarifech, včetně bezplatného. Export do tabulky je zvlášť. Záznamy se ukládají tak, že je může přečíst jen jejich majitel — právě proto se kód pro obnovení v aplikaci ukazuje jen jednou a je třeba si ho uschovat. Smazané leží v koši třicet dní; smazání účtu je navždy a aplikace to řekne, než to udělá.