Come conservare i conti per non perderli insieme al telefono

Quattro modi per perdere i conti

• Il telefono non c’è più: finito in acqua, rubato, rotto al punto da non accendersi. Se le annotazioni vivevano solo lì, sono sparite con lui. È il caso più frequente, e non dipende dall’app.
• L’app ha smesso di funzionare: lo sviluppatore l’ha chiusa, un aggiornamento l’ha rotta, o il tuo modello di telefono non è più supportato. Le annotazioni dentro ci sono, ma non c’è modo di tirarle fuori.
• Hai dimenticato il codice di accesso. Se i conti sono protetti da un codice e non c’è un altro modo per entrare, le annotazioni sono intatte ma inaccessibili — che per te è come averle perse.
• Le hai cancellate tu. Facevi pulizia del vecchio, hai toccato il tasto sbagliato, hai «svuotato» un conto che serviva. Il caso più amaro, perché la colpa non è di nessun altro.

Regola numero uno: una copia che tieni tu

1. 1Una volta al mese fai una copia di sicurezza: un file in cui ci sono tutte le tue annotazioni. Nella maggior parte delle app per i conti il pulsante sta nelle impostazioni; se non c’è, è un motivo per chiedersi perché.
2. 2Conserva il file non sullo stesso telefono. Il cloud, il computer, mandartelo per email: qualsiasi posto che sopravviva al telefono. Una copia sullo stesso telefono in cui sta l’app non è una copia.
3. 3Se il file è protetto da una password, scrivi la password dove la ritroverai tra un anno. Una copia che non si può aprire non è una copia.
4. 4Una volta ogni sei mesi verifica che il file si apra. La prova migliore è ripristinare da lì le annotazioni su un secondo dispositivo, o nella stessa app dopo averla reinstallata. Una copia mai ripristinata è una speranza, non una copia.
5. 5Fai la copia sempre lo stesso giorno — diciamo il primo del mese, insieme alla revisione del mese. Una copia «quando me ne ricordo» si fa una volta, e proprio prima del mese in cui servirà, non ci sarà.

Regola numero due: un’esportazione che si apre ovunque

La copia di sicurezza è un file per la stessa app: da lì ripristina tutto com’era, ma aprirlo con qualcos’altro di solito non si può. Perciò serve un secondo file: un’esportazione sotto forma di tabella normale, che qualsiasi programma per fogli di calcolo apre su qualsiasi computer. È la tua assicurazione nel caso in cui l’app sparisca per sempre.

La differenza tra i due è semplice: l’esportazione serve a leggere, la copia a ripristinare. Dalla tabella vedi tutte le tue operazioni con date, importi e categorie e puoi portarle dove vuoi, ma non conserva le impostazioni, le foto degli scontrini e tutto ciò che non sta in una riga. La copia conserva tutto, ma solo per la «sua» app.

L’esportazione vale la pena farla meno spesso della copia: una volta ogni sei mesi o una volta l’anno basta e avanza. L’importante è che ci sia, e che almeno una volta tu l’abbia aperta e ti sia accertato che dentro ci sono davvero le tue annotazioni, e non una tabella vuota con le sole intestazioni.

Regola numero tre: il codice di recupero fuori dal telefono

Se i conti sono protetti in modo che senza il tuo codice non li legga nessuno, è un bene esattamente finché il codice ce l’hai. Perso il codice, perse le annotazioni, e qui nessuno può aiutarti, nemmeno lo sviluppatore: il senso della protezione è proprio che non può leggerle nessuno tranne te.

Perciò il codice di recupero, la password della copia, il secondo modo per entrare: tutto questo va tenuto dove sopravvive al telefono. Un foglio di carta tra i documenti. Un gestore di password, se ne usi uno. Un biglietto nella cassaforte dei genitori. Qualsiasi cosa, tranne le note sullo stesso telefono in cui sta l’app: il telefono sparirà insieme a loro.

E scrivilo subito, quando lo ricevi, non «dopo». Il codice di recupero viene mostrato una volta sola, quando lo crei, ed è proprio in quel momento che sembra che non servirà mai. Servirà quando il telefono non ci sarà più.

Chi può leggere le tue annotazioni

È una domanda che vale la pena fare a qualsiasi app a cui affidi i tuoi soldi, e le risposte possono essere molto diverse. «I dati sono conservati sul server» vuol dire che li conserva lo sviluppatore, e volendo, o in caso di intrusione, si possono leggere. «I dati sono cifrati» può voler dire la stessa cosa: cifrati, ma la chiave ce l’ha lo sviluppatore, che li legge quando serve.

La risposta onesta è questa: le annotazioni sono chiuse con una chiave che hai solo tu, e il server le conserva in una forma che lui stesso non può leggere. Allora perfino lo sviluppatore, perfino su richiesta, vedrà solo una sequenza di simboli. Il prezzo di questo è la regola numero tre: se la chiave la perdi tu, nessuno te la restituisce.

Un modo semplice per verificare che ti dicano la verità: chiedi cosa succede se dimentichi il codice. Se la risposta è «lo ripristiniamo noi», allora possono leggerle anche senza di te. Se è «le annotazioni andranno perse, quindi conserva il codice», è proprio la risposta che significa che le leggi solo tu.

Cancellare: cosa si può recuperare e cosa no

Una registrazione cancellata per sbaglio è la perdita più comune, ed è la più facile da assicurare: in una buona app quello che cancelli finisce nel cestino e ci resta per un po’, diciamo un mese, prima di sparire per sempre. Ti accorgi della mancanza dopo una settimana, la recuperi. Perciò prima di fare pulizia del vecchio conviene sapere se l’app ha un cestino e per quanto tiene.

Cancellare l’account è un’altra cosa. È per sempre: le annotazioni sul server, quelle sul telefono, tutto. Prima ha senso fare sia la copia sia l’esportazione — nel caso in cui tra un anno ti serva vedere quanto costava l’affitto in quell’anno. Tra un anno non ci sarà più da nessuna parte.

E c’è ancora un modo di «cancellare» a cui non si pensa: disattivare il passaggio delle annotazioni tra dispositivi, se c’era. Può togliere la copia dal server o dal secondo telefono, e quella che sembrava «solo un’impostazione» si rivela una cancellazione. Prima di qualsiasi interruttore con la parola «dati» conviene leggere cosa fa esattamente.

Esempio: il telefono è finito in acqua, le annotazioni sono rimaste

Iryna teneva i conti da un anno e mezzo, faceva la copia il primo di ogni mese e la conservava nel cloud, con il codice di recupero su un foglio nel passaporto. Ad agosto il telefono è finito in un lago. Ne ha comprato uno nuovo dopo una settimana, ha installato l’app, è entrata con il codice di recupero, ha scaricato la copia dal cloud, ha inserito la sua password — e ha visto tutto quello che c’era al ventotto luglio.

Mancavano le righe degli ultimi dieci giorni, tra la copia e il lago. Le ha ricostruite dall’estratto conto della carta in mezz’ora; i contanti di quei giorni li ha annotati come un unico importo, senza provare a ricordare. La perdita: mezz’ora e dieci giorni di approssimazione. Senza la copia, la perdita sarebbe stata un anno e mezzo.

Una lezione l’ha tirata fuori: una copia al mese vuol dire fino a dieci giorni di approssimazione nel caso peggiore. Ora la fa due volte al mese, ed è comunque meno di un minuto. L’esportazione in tabella l’ha fatta una volta, per verifica, e sta ancora nello stesso cloud accanto alle copie — per un caso che spera non arrivi.

La verifica ogni sei mesi

• Ripristina l’ultima copia su un altro dispositivo o dopo aver reinstallato l’app. Se c’è tutto, la copia funziona. Se no, l’hai scoperto quando ancora non costa niente.
• Apri l’esportazione in una tabella e guarda un mese a caso. Date, importi, categorie: ci sono? Colonne vuote sono un motivo per rifare l’esportazione.
• Trova il tuo codice di recupero dove l’hai conservato e accertati che sia leggibile. La carta sbiadisce, i gestori di password cambiano proprietario, il biglietto nella cassaforte si perde.
• Controlla che il posto dove sta la copia non sia cambiato. Un cloud che hai smesso di pagare cancella i file senza avvisare.
• In FinLad la copia di sicurezza è un unico file con una password che scegli tu, si fa senza internet ed è disponibile in tutti i piani, compreso quello gratuito. L’esportazione in tabella c’è a parte. Le annotazioni sono conservate in modo che possa leggerle solo il proprietario: è per questo che il codice di recupero nell’app viene mostrato una volta sola e va conservato. Ciò che cancelli resta nel cestino per trenta giorni; la cancellazione dell’account è per sempre, e l’app lo dice prima di farla.