Jak przechowywać zapisy, żeby nie stracić ich razem z telefonem

Cztery sposoby, żeby stracić zapisy

• Telefon zniknął: utonął, ukradziono go, rozbił się tak, że się nie włącza. Jeśli zapisy żyły tylko w nim — zniknęły razem z nim. To najczęstszy przypadek i nie zależy od aplikacji.
• Aplikacja przestała działać: twórca ją zamknął, aktualizacja coś zepsuła albo Twój model telefonu nie jest już wspierany. Zapisy w środku są, ale nie ma czym ich wydobyć.
• Zapomniałeś kodu dostępu. Jeśli zapisy są chronione kodem i nie ma innego sposobu wejścia, są całe, ale niedostępne — a to dla Ciebie to samo, co stracone.
• Usunąłeś sam. Porządkowałeś stare, nacisnąłeś nie to, „wyczyściłeś” konto, które było potrzebne. Najbardziej przykry przypadek, bo nikt poza Tobą nie jest tu winny.

Zasada pierwsza: kopia, którą trzymasz sam

1. 1Raz w miesiącu rób kopię zapasową — plik, w którym są wszystkie Twoje zapisy. W większości aplikacji do zapisów taki przycisk jest w ustawieniach; jeśli go nie ma — to powód, żeby zastanowić się dlaczego.
2. 2Przechowuj plik nie na tym samym telefonie. Chmura, komputer, wysłanie samemu sobie mailem — dowolne miejsce, które przetrwa telefon. Kopia na tym samym telefonie, na którym jest aplikacja, to nie kopia.
3. 3Jeśli plik jest chroniony hasłem — zapisz hasło tam, gdzie znajdziesz je za rok. Kopia, której nie da się otworzyć, to nie kopia.
4. 4Raz na pół roku sprawdź, czy plik się otwiera. Najlepszy sprawdzian to przywrócić z niego zapisy na drugim urządzeniu albo w tej samej aplikacji po ponownej instalacji. Kopia, z której nigdy niczego nie przywrócono, to nadzieja, a nie kopia.
5. 5Rób kopię tego samego dnia — powiedzmy pierwszego, razem z przeglądem miesiąca. Kopia „jak sobie przypomnę” robi się raz, i akurat przed tym miesiącem, w którym będzie potrzebna, jej nie będzie.

Zasada druga: eksport, który otworzy się wszędzie

Kopia zapasowa to plik dla tej samej aplikacji: przywróci z niej wszystko tak, jak było, ale otworzyć go czymś innym zwykle się nie da. Dlatego potrzebny jest drugi plik — eksport w postaci zwykłej tabeli, którą otworzy każdy program do arkuszy na każdym komputerze. To Twoje ubezpieczenie na wypadek, gdyby aplikacja zniknęła na zawsze.

Różnica jest prosta: eksport — żeby przeczytać, kopia — żeby przywrócić. Z tabeli zobaczysz wszystkie swoje operacje z datami, kwotami i kategoriami i będziesz mógł przenieść je gdziekolwiek, ale nie zachowa ona ustawień, zdjęć paragonów i wszystkiego, co nie mieści się w wierszach. Kopia zachowa wszystko, ale tylko dla „swojej” aplikacji.

Eksport warto robić rzadziej niż kopię — raz na pół roku albo rok w zupełności wystarczy. Ważne, żeby był i żebyś choć raz go otworzył i upewnił się, że są tam naprawdę Twoje zapisy, a nie pusta tabela z nagłówkami.

Zasada trzecia: kod odzyskiwania poza telefonem

Jeśli zapisy są chronione tak, że bez Twojego kodu nie przeczyta ich nikt, — to dobrze dokładnie dopóty, dopóki masz kod. Straciłeś kod — straciłeś zapisy, i tu nikt nie pomoże, nawet twórca aplikacji: na tym właśnie polega ochrona, że przeczytać nie może nikt poza Tobą.

Dlatego kod odzyskiwania, hasło do kopii, drugi sposób logowania — wszystko to trzeba trzymać tam, gdzie przetrwa telefon. Kartka papieru w dokumentach. Menedżer haseł, jeśli go używasz. Karteczka w sejfie u rodziców. Cokolwiek, byle nie notatki na tym samym telefonie, na którym stoi aplikacja: telefon zniknie razem z nimi.

I zapisz go od razu, gdy go dostaniesz, a nie „potem”. Kod odzyskiwania pokazuje się raz, przy tworzeniu, i właśnie w tej chwili wydaje się, że nigdy się nie przyda. Przyda się wtedy, gdy telefonu już nie będzie.

Kto może przeczytać Twoje zapisy

To pytanie warto zadać każdej aplikacji, której powierzasz swoje pieniądze, a odpowiedzi bywają bardzo różne. „Dane są przechowywane na serwerze” — znaczy, że przechowuje je twórca aplikacji i przy chęci albo przy włamaniu można je przeczytać. „Dane są zaszyfrowane” — może znaczyć to samo: zaszyfrowane, ale klucz ma twórca i czyta je, gdy trzeba.

Uczciwa odpowiedź wygląda tak: zapisy są zamknięte kluczem, który masz tylko Ty, a serwer przechowuje je w postaci, której sam nie potrafi odczytać. Wtedy nawet twórca, nawet na żądanie, zobaczy tylko ciąg znaków. Ceną za to jest zasada trzecia: jeśli klucz stracisz Ty, nikt Ci go nie odda.

Prosty sposób, żeby sprawdzić, czy mówią Ci prawdę: zapytaj, co się stanie, jeśli zapomnisz kodu. Jeśli odpowiedź brzmi „odzyskamy go” — znaczy, że mogą przeczytać zapisy i bez Ciebie. Jeśli „zapisy przepadną, więc zachowaj kod” — to właśnie ta odpowiedź, która znaczy, że czytasz je tylko Ty.

Usuwanie: co da się cofnąć, a czego nie

Przypadkowo usunięty wpis to najczęstsza strata i właśnie ją najłatwiej ubezpieczyć: w dobrej aplikacji usunięte trafia do kosza i leży tam jakiś czas, powiedzmy miesiąc, zanim zniknie na zawsze. Zauważyłeś brak po tygodniu — przywróciłeś. Dlatego zanim zaczniesz porządkować stare, warto wiedzieć, czy aplikacja ma kosz i jak długo trzyma.

Usunięcie konta to inna sprawa. To na zawsze: zapisy na serwerze, zapisy na telefonie, wszystko. Przed tym ma sens zrobić i kopię, i eksport, — na wypadek, gdyby za rok trzeba było sprawdzić, ile kosztował czynsz w tamtym roku. Za rok nie będzie tego już nigdzie.

I jeszcze jeden sposób „usuwania”, o którym się nie myśli: wyłączenie przenoszenia zapisów między urządzeniami, jeśli było włączone. Może to usunąć kopię z serwera albo z drugiego telefonu, i to, co wyglądało na „zwykłe ustawienie”, okazuje się usunięciem. Przed każdym przełącznikiem ze słowem „dane” warto przeczytać, co dokładnie robi.

Przykład: telefon utonął, zapisy zostały

Irena prowadziła zapisy półtora roku, robiła kopię pierwszego dnia każdego miesiąca i trzymała ją w chmurze, a kod odzyskiwania — na kartce w paszporcie. W sierpniu telefon utonął w jeziorze. Nowy kupiła po tygodniu, zainstalowała aplikację, weszła kodem odzyskiwania, pobrała kopię z chmury, wpisała do niej hasło — i zobaczyła wszystko, co było na dwudziestego ósmego lipca.

Zniknęły wpisy z ostatnich dziesięciu dni — między kopią a jeziorem. Odtworzyła je z wyciągu z karty w pół godziny; gotówkę z tych dni zapisała jedną kwotą i nie próbowała sobie przypominać. Strata — pół godziny i dziesięć dni przybliżenia. Bez kopii stratą byłoby półtora roku.

Jedną lekcję wyniosła: kopia raz w miesiącu to w najgorszym razie do dziesięciu dni przybliżenia. Teraz robi ją dwa razy w miesiącu i wciąż zajmuje to mniej niż minutę. Eksport do tabeli zrobiła raz, dla sprawdzenia, i do dziś leży w tej samej chmurze obok kopii — na wypadek, który, ma nadzieję, nie nadejdzie.

Sprawdzian raz na pół roku

• Przywróć ostatnią kopię na innym urządzeniu albo po ponownej instalacji aplikacji. Jeśli wszystko jest na miejscu — kopia działa. Jeśli nie — dowiedziałeś się o tym wtedy, gdy jeszcze nic to nie kosztuje.
• Otwórz eksport w arkuszu i spójrz na losowy miesiąc. Daty, kwoty, kategorie — na miejscu? Puste kolumny to powód, żeby zrobić eksport od nowa.
• Znajdź swój kod odzyskiwania tam, gdzie go schowałeś, i upewnij się, że da się go odczytać. Papier blaknie, menedżery haseł zmieniają właściciela, karteczka w sejfie się gubi.
• Sprawdź, czy nie zmieniło się miejsce, w którym leży kopia. Dysk w chmurze, za który przestałeś płacić, usuwa pliki bez ostrzeżenia.
• W FinLad kopia zapasowa to jeden plik z hasłem, które wybierasz sam, robi się bez internetu i jest dostępna we wszystkich planach, w tym darmowym. Eksport do tabeli jest osobno. Zapisy są przechowywane tak, że odczytać je może tylko właściciel, — właśnie dlatego kod odzyskiwania w aplikacji pokazuje się raz i trzeba go zachować. Usunięte leży w koszu trzydzieści dni; usunięcie konta jest na zawsze i aplikacja mówi o tym, zanim to zrobi.