Wie du einen PrivatBank-Auszug importierst

Wozu ein Auszug, wenn es die Banking-App gibt

Die App der Bank zeigt jeden Einkauf, und es sieht so aus, als würde das reichen. Aber sie zeigt ihn so, wie es der Bank passt: nach Datum, mit dem Namen des Ladens, manchmal mit einer ungefähren Kategorie, die die Bank selbst geraten hat. Sie weiß nicht, dass „Silpo“ bei dir Lebensmittel sind und keine Geschenke, sie sieht kein Bargeld und nicht deine zweite Karte bei einer anderen Bank. Das Bild „wohin geht das Geld“ kann sie deshalb nicht zeigen – nur eine Liste.

Ein Auszug ist dieselbe Liste, aber als Datei, die du mitnehmen kannst. Die lässt sich dann in deine eigenen Kategorien sortieren, mit Bargeld und anderen Banken zusammenführen, Monat für Monat vergleichen. Und vor allem: Du musst nichts mehr täglich notieren – die Bank hat schon alles für dich aufgeschrieben. Es bleibt, einmal pro Woche oder einmal im Monat die Datei zu holen und eine Viertelstunde ins Sortieren zu stecken.

Das ist die günstigste Art, Buch zu führen, die es gibt. Wenn du das Notieren von Ausgaben schon einmal aufgegeben hast, weil es zu viel Zeit gekostet hat: Genau dieses Problem löst der Auszug.

Wo du den Auszug in Privat24 bekommst

1. 1Öffne die Privat24-App und wähle die Karte, für die du den Auszug brauchst. Ein Auszug gilt immer für eine Karte – hast du mehrere, bekommst du für jede eine eigene Datei.
2. 2Such den Punkt „Auszug“ (auf Ukrainisch „Виписка“). Er sitzt mal im Menü der Karte, mal im Bereich mit den Umsätzen – die Bank verschiebt ihn von Version zu Version, also orientiere dich am Wort selbst und nicht daran, wo es beim letzten Mal war.
3. 3Wähle den Zeitraum. Nimm beim ersten Mal ein bis zwei Monate – genug, um zu sehen, wie alles funktioniert, und nicht so viel, dass du in Hunderten von Zeilen untergehst. Danach nimmst du genau das Stück, das dir noch fehlt: vom Tag nach dem letzten Auszug bis heute.
4. 4Wähle das Format: Tabelle (eine Datei mit der Endung xlsx, die sich in Excel öffnet) oder PDF. Welches du nimmst, steht im nächsten Abschnitt.
5. 5Speichere die Datei oder schick sie gleich dorthin, wo du Buch führst. Auf dem Handy gibt es dafür den Knopf „Teilen“ – er öffnet die Liste der Apps, an die sich die Datei übergeben lässt.
6. 6Dasselbe geht am Computer in Privat24 im Browser: Auch dort wird der Auszug pro Karte und pro Zeitraum erstellt, mit derselben Wahl zwischen Tabelle und PDF.

Tabelle oder PDF

Wenn du die Wahl hast, nimm die Tabelle. Darin ist jede Buchung eine eigene Zeile und jeder Wert eine eigene Zelle: Datum, Beschreibung, Betrag, Saldo. Sie lässt sich leicht öffnen, prüfen und sortieren, und jede Buchhaltungs-App liest sie fehlerfrei. Ein PDF ist im Grunde ein Ausdruck: Es sieht gut aus, aber jede Zeile muss aus dem Bild „herausgelesen“ werden, und dabei passieren bei Daten und Beträgen öfter Fehler.

PDF lohnt sich nur, wenn keine Tabelle greifbar ist oder wenn die Datei für einen Menschen gedacht ist und nicht für ein Programm – zum Beispiel, um sie jemandem zu zeigen. Fürs Buchführen: die Tabelle.

Im Auszug stehen das Datum der Buchung, die Beschreibung (meist der Name des Ladens oder der Verwendungszweck einer Überweisung), der Betrag, die Währung und der Saldo der Karte nach der Buchung. Was nicht drinsteht: deine Kategorien. Die Bank weiß nicht, was für dich „Lebensmittel“ ist und was „Café“, also musst das Sortieren du übernehmen – oder eine App, die es für dich tut.

Was am PrivatBank-Auszug irritiert

• Die Tabelle wirkt leer. Du öffnest die Datei, und in der ersten Zeile stehen keine Spaltenüberschriften, sondern der Name der Bank und der Zeitraum. Die Überschriften sitzen in der zweiten Zeile, und das ist normal: Alle Daten stehen darunter. Eine Buchhaltungs-App, die diese Eigenheit kennt, liest so eine Datei ohne Probleme.
• Zwei Beträge in einer Zeile. Hast du im Ausland oder im Internet in einer Fremdwährung bezahlt, steht im Auszug der Betrag der Buchung (sagen wir 20 Dollar) und der Betrag, den die Bank in Hrywnja von der Karte abgebucht hat. Fürs Buchführen ist der zweite der richtige – genau so viel Geld wurde dir abgezogen. Der erste erklärt nur, wofür.
• Eine Bescheinigung statt eines Auszugs. In Privat24 gibt es noch ein Dokument: die Bescheinigung über die Kontostände. Sie ist ebenfalls ein PDF und sieht ebenfalls offiziell aus, aber sie enthält keine Buchungen, nur Endsummen. In die Buchführung laden lässt sie sich nicht – da ist schlicht nichts zu sortieren. Sagt die App, die Datei sehe nicht nach einem Auszug aus, hast du höchstwahrscheinlich genau diese Bescheinigung erwischt.
• Umbuchungen zwischen deinen eigenen Karten. Hast du Geld von einer deiner Karten auf eine andere geschoben, ist das im Auszug eine Ausgabe auf der ersten und ein Eingang auf der zweiten. Es ist weder Ausgabe noch Einnahme, es ist eine Verschiebung. Erfasst du beide Seiten als Ausgabe und Einnahme, sieht der Monat größer aus, als er war.

Was du nach dem Laden machst

1. 1Prüfe den Zeitraum. Der häufigste Fehler ist, zwei Dateien zu laden, die sich überlappen, und denselben Einkauf zweimal zu bekommen. Sucht die App selbst nach Duplikaten, gut – Anfang und Ende des Zeitraums lohnt es sich trotzdem abzugleichen.
2. 2Sortiere nach Kategorien, bei den größten Beträgen angefangen. Die zehn größten Buchungen eines Monats machen meist zwei Drittel aller Ausgaben aus, und sie bestimmen das Bild. Kleinkram darf in „Sonstiges“ bleiben – am Gesamtbild ändert er fast nichts.
3. 3Markiere Umbuchungen zwischen deinen eigenen Konten als Umbuchungen, nicht als Ausgaben. Handy aufladen, Nebenkosten bezahlen, Geld an einen Freund überweisen – das sind Ausgaben; eine Überweisung von deiner Karte auf deine andere Karte ist keine.
4. 4Bargeld am Automaten ist eine Geschichte für sich. Im Auszug ist das ein Betrag. Wenn du nicht festhältst, wohin das Bargeld gegangen ist, lass es als eine Ausgabe „Bargeld“ stehen und versuch nicht, dich zu erinnern, was du gekauft hast. Der Versuch, Ausgaben aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, ist der Hauptgrund, aus dem Leute das Buchführen aufgeben.
5. 5Schau auf die Monatssumme und auf die drei größten Kategorien. Ist alles richtig gemacht, sind diese drei Zahlen die Antwort auf die Frage „wohin ist das Geld gegangen“, wegen der das Ganze überhaupt angefangen hat.

Wie oft du das machst

Einmal pro Woche ist der bequemste Rhythmus. Es sind wenige Buchungen, du weißt noch, was das war, und das Sortieren dauert zehn Minuten. Klappt die Woche nicht, funktioniert einmal im Monat auch: Das Sortieren dauert dann länger, etwa eine halbe Stunde, dafür lässt du garantiert keinen Monat aus, weil es eine Handlung ist und nicht vier.

Was nicht funktioniert: „wenn ich Zeit habe“. Diese Zeit kommt nie, und nach drei Monaten wartet eine Datei mit fünfhundert Zeilen, von der man sich am liebsten abwendet. Leg also einen Tag fest – sagen wir den ersten Sonntag im Monat – und hol den Auszug genau an diesem Tag, egal wie viele Buchungen drin sind.

In FinLad ist dieser Weg kürzer als oben beschrieben: Auf Android lässt sich die Auszugsdatei direkt aus Privat24 über „Teilen“ an die App schicken, ohne sie auf dem Handy zu speichern. Die App findet Duplikate selbst, wenn sich Zeiträume überlappen, und schlägt für bekannte Läden Kategorien vor – dir bleibt, zu prüfen und zu bestätigen. Der Auszugsimport gehört zum Plus-Tarif; Ausgaben von Hand erfassen geht auch kostenlos.

Beispiel: der erste Monat mit einem Auszug

Oksana hatte noch nie Buch geführt und beschloss, es mit einem Auszug zu versuchen. Sie holte die Tabelle für den September von ihrer Hauptkarte – hundertvierzig Zeilen. Zuerst erschrak sie, folgte dann aber der Liste oben: Zeitraum geprüft, nach Betrag sortiert, die zehn größten Buchungen einsortiert. Das dauerte zehn Minuten, und diese zehn Zeilen machten fünfundsechzig Prozent aller Ausgaben des Monats aus: Miete, zwei Großeinkäufe, die Autoversicherung, der Zahnarzt.

Dann vierzig Zeilen von „Silpo“, „ATB“ und Cafés, die alle in wenigen Minuten in „Lebensmittel“ und „Café“ wanderten, weil sich der Name des Ladens wiederholte. Den Rest – siebzig Kleinbuchungen über zusammen weniger als tausend Hrywnja – ließ sie in „Sonstiges“ und hat es nicht bereut.

Drei Umbuchungen zwischen ihren eigenen Karten hatte sie zuerst als Ausgaben erfasst, und der Monat lag zwölftausend über dem Einkommen. Sie fand sie, änderte sie in Umbuchungen – und es ging auf. Zwei Bargeldabhebungen ließ sie als „Bargeld“ stehen, je ein Betrag. Die ganze Arbeit: vierzig Minuten einmal im Monat, statt täglicher Einträge, die sie dreimal aufgegeben hatte.

Die häufigsten Fehler

• Ein Zeitraum wurde zweimal geladen. Die Ausgaben des Monats sehen doppelt so groß aus, und man erschrickt. Die Abhilfe: vor dem Laden die Daten prüfen und Duplikate löschen, falls die App sie nicht bemerkt hat.
• Statt des Auszugs wurde die Bescheinigung über die Kontostände genommen. Die Datei enthält keine Buchungen, und es gibt nichts zu laden. Zurück in Privat24, und such genau nach dem Wort „Auszug“.
• Käufe in Fremdwährung wurden mit dem Betrag der Buchung erfasst statt mit dem abgebuchten Betrag. Die Differenz sind Gebühr und Kurs der Bank, und sie frisst jedes Mal ein paar Prozent. Die richtige Zahl ist die, die von der Karte gegangen ist.
• Bargeld vergessen. Fünftausend abgehoben, im Auszug ist das eine Zeile, und danach Stille. Die Gesamtsumme der Ausgaben des Monats stimmt trotzdem – die Abhebung ist ja drin; falsch ist nur die Aufteilung nach Kategorien, und damit lässt sich leben.
• Der Auszug nur von einer Karte. Hast du mehrere und lässt eine aus, ist das Bild genau dort unvollständig, wo es am interessantesten ist. Hol den Auszug von jeder Karte, oder wenigstens von denen, mit denen du täglich zahlst.