Cómo importar un extracto de PrivatBank

Para qué quiero un extracto si ya tengo la app del banco

La app del banco te enseña cada compra, y parece que con eso basta. Pero te la enseña como le conviene al banco: por fecha, con el nombre del comercio y, a veces, con una categoría aproximada que el propio banco ha adivinado. No sabe que para ti el supermercado es «alimentación» y no «regalos», no ve el efectivo y no ve tu otra tarjeta en otro banco. Por eso no puede responder a «adónde va mi dinero»: solo puede darte una lista.

El extracto es esa misma lista, pero en un archivo que te llevas contigo. A partir de ahí puedes repartir los movimientos en tus propias categorías, juntarlos con el efectivo y con los demás bancos y comparar un mes con otro. Y lo más importante: no tienes que anotar nada a diario, porque el banco ya lo ha anotado todo por ti. Queda coger el archivo una vez por semana o una vez al mes y dedicar quince minutos a ordenarlo.

Es la forma más barata de llevar las cuentas que existe. Si alguna vez dejaste de apuntar tus gastos a mano porque te quitaba demasiado tiempo, el extracto resuelve exactamente ese problema.

Dónde está el extracto en Privat24

1. 1Abre la app Privat24 y elige la tarjeta de la que necesitas el extracto. El extracto se genera por tarjeta, así que si tienes varias, tendrás un archivo por cada una.
2. 2Busca la opción «Extracto» («Виписка»). Unas veces está en el menú de la tarjeta y otras en la sección de movimientos: el banco la cambia de sitio de vez en cuando, así que guíate por la palabra y no por dónde estaba la última vez.
3. 3Elige el período. Para la primera vez coge uno o dos meses: es suficiente para ver cómo funciona todo y no ahogarte en cientos de líneas. A partir de ahí, coge exactamente el tramo que todavía no tienes: desde el día siguiente al último extracto hasta hoy.
4. 4Elige el formato: la tabla (un archivo con extensión xlsx, que se abre en Excel) o el PDF. Cuál conviene, en la sección siguiente.
5. 5Guarda el archivo o envíalo directamente a donde llevas las cuentas. En el teléfono tienes el botón «Compartir», que abre la lista de apps a las que se puede pasar el archivo.
6. 6Lo mismo se puede hacer desde el ordenador, en Privat24 desde el navegador: allí el extracto también se genera por tarjeta y por período, y con la misma elección entre tabla y PDF.

Tabla o PDF

Si puedes elegir, coge la tabla. En ella cada movimiento es una fila y cada dato una celda: fecha, descripción, importe, saldo. Es fácil de abrir, de comprobar y de ordenar, y cualquier app de control de gastos la lee sin errores. El PDF es, en el fondo, una impresión: queda bonito, pero cada línea hay que «leerla» como si fuera una imagen, y ahí los errores con fechas e importes son más frecuentes.

El PDF solo merece la pena cuando no tienes la tabla a mano o cuando el archivo es para una persona y no para un programa: para enseñárselo a alguien, por ejemplo. Para las cuentas, la tabla.

En el extracto viene la fecha del movimiento, la descripción (normalmente el nombre del comercio o el concepto de la transferencia), el importe, la moneda y el saldo de la tarjeta después de cada operación. Lo que no viene son tus categorías. El banco no sabe qué es «alimentación» y qué es «cafeterías» para ti, así que repartir los movimientos te toca a ti, o a la app que lo hace por ti.

Qué despista en el extracto de PrivatBank

• La tabla parece vacía. Abres el archivo y en la primera fila no hay cabeceras, sino el nombre del banco y el período. Las cabeceras de las columnas están en la segunda fila, y es normal: todos los datos vienen debajo. Una app de control de gastos que conoce esta particularidad lee el archivo sin problema.
• Dos importes en una misma fila. Si pagaste en el extranjero o por internet en otra moneda, en el extracto aparece el importe de la operación (digamos, 20 dólares) y el importe que el banco cargó en la tarjeta, en grivnas. Para las cuentas la correcta es la segunda: eso es exactamente lo que te quitaron. La primera solo explica por qué.
• Un certificado en lugar del extracto. En Privat24 hay otro documento, el certificado de saldos de las cuentas. También es PDF y también parece oficial, pero no contiene movimientos, solo totales. No se puede cargar en las cuentas: no hay nada que ordenar. Si la app dice que el archivo no parece un extracto, lo más probable es que hayas cogido justamente ese certificado.
• Traspasos entre tus propias tarjetas. Pasas dinero de una tarjeta tuya a otra, y en el extracto aparece como gasto en la primera y como ingreso en la segunda. No es ni gasto ni ingreso: es un movimiento de sitio. Si anotas las dos partes como gasto e ingreso, el mes parecerá más grande de lo que fue.

Qué hacer después de cargarlo

1. 1Comprueba el período. El error más común es cargar dos archivos que se solapan y encontrarte con la misma compra dos veces. Si la app busca los duplicados por sí sola, bien, pero aun así conviene cotejar el inicio y el final del período.
2. 2Reparte en categorías empezando por los importes más grandes. Los diez movimientos mayores del mes suelen sumar dos tercios de todo el gasto, y son ellos los que dibujan el cuadro. Lo pequeño se puede dejar en «Otros»: el cuadro general apenas cambia por eso.
3. 3Marca los traspasos entre tus propias cuentas como traspasos y no como gastos. Recargar el móvil, pagar los suministros, enviar dinero a un amigo, eso sí es gasto; pasar dinero de una tarjeta tuya a otra tuya, no.
4. 4Las retiradas en cajero son un caso aparte. En el extracto es un solo importe. Si no anotas adónde fue el efectivo, déjalo como un único gasto llamado «efectivo» y no intentes recordar qué compraste. Intentar reconstruir los gastos de memoria es la razón principal por la que la gente abandona el control.
5. 5Mira el total del mes y las tres categorías más grandes. Si todo está bien hecho, esas tres cifras son la respuesta a la pregunta «adónde se fue el dinero», que es para lo que se montó todo esto.

Cada cuánto hacerlo

Una vez por semana es el ritmo más cómodo. Hay pocos movimientos, todavía te acuerdas de qué fue cada cosa y ordenarlos lleva unos diez minutos. Si la semana no te cuadra, una vez al mes también funciona: ordenar llevará más, cosa de media hora, pero a cambio seguro que no te saltas el mes, porque es una sola acción y no cuatro.

Lo que no funciona es «cuando tenga tiempo». Ese momento no llega, y a los tres meses te espera un archivo de quinientas líneas del que dan ganas de apartar la vista. Así que elige un día — el primer domingo del mes, por ejemplo — y saca el extracto justo ese día, haya muchos movimientos o pocos.

En FinLad este camino es más corto que el descrito arriba: en Android el archivo del extracto se puede enviar a la app directamente desde Privat24 con «Compartir», sin guardarlo en el teléfono. La app encuentra sola los duplicados si los períodos se solaparon y propone categorías para los comercios que ya conoce; a ti te queda revisar y confirmar. La importación de extractos forma parte del plan Plus; anotar los gastos a mano se puede hacer también gratis.

Un ejemplo: el primer mes con extracto

Oksana nunca había llevado las cuentas y decidió probar con el extracto. Cogió la tabla de septiembre de su tarjeta principal: ciento cuarenta líneas. Al principio se asustó, pero siguió la lista de arriba: comprobó el período, ordenó por importe y repartió los diez movimientos más grandes. Le llevó unos diez minutos, y esas diez líneas sumaban el sesenta y cinco por ciento de todo el gasto del mes: el alquiler, dos compras grandes, el seguro del coche y el dentista.

Después, cuarenta líneas de supermercados y cafeterías que fueron a parar a «alimentación» y «cafeterías» en unos minutos, porque el nombre del comercio se repetía. El resto — setenta movimientos pequeños que juntos no llegaban a mil grivnas — lo dejó en «Otros» y no se arrepintió.

Los tres traspasos entre sus propias tarjetas los anotó al principio como gastos, y el mes le salió doce mil grivnas por encima de sus ingresos. Los encontró, los cambió a traspasos, y cuadró. Las dos retiradas de efectivo las dejó como «efectivo», un solo importe cada una. Todo el trabajo: cuarenta minutos una vez al mes, en lugar de los apuntes diarios que había abandonado tres veces.

Los errores más frecuentes

• Un mismo período cargado dos veces. El gasto del mes parece el doble y uno se asusta. El remedio: comprobar las fechas antes de cargar y borrar los duplicados si la app no los detectó.
• Coger el certificado de saldos en lugar del extracto. El archivo no contiene movimientos y no hay nada que cargar. Vuelve a Privat24 y busca precisamente la palabra «Extracto».
• Anotar las compras en otra moneda por el importe de la operación y no por el importe cargado. La diferencia son la comisión y el cambio del banco, y cada vez se come unos puntos por ciento. La cifra correcta es la que salió de la tarjeta.
• Olvidar el efectivo. Sacaste cinco mil, en el extracto es una línea, y después silencio. El total del gasto del mes sigue siendo correcto — la retirada ya está contada —; lo único que queda torcido es el reparto por categorías, y con eso se puede vivir.
• El extracto de una sola tarjeta. Si tienes varias y te saltas alguna, el cuadro queda incompleto justo donde es más interesante. Saca el extracto de cada una, o al menos de las que usas a diario.